自費前往西班牙留學人員遇到的一個重要問題是本人檔案的存放和管理，為了解決留學人員的實際困難，方便他們辦理出國手續和回國工作派遣，解除其后顧之憂，經國家主管部門批準，教育部留學服務中心于1997年成立了留學人員檔案管理辦公室(以下簡稱"留學人員檔案室"專門從事留學人員檔案的管理工作。自費前往戲班亞留學留學人員均可將人事檔案存放這里。

辦理手續：

1、 申請存檔人員，需持本人身份證、國外教育機構的入學證明(上述文件均出示原件，遞交復印件;已辦妥護照者還需攜帶護照原件和復印件)、原單位介紹信及存檔費來本室辦理存檔手續。

2、 申請存檔者已經出境，可委托他人代辦。代辦人需出具存檔申請人的委托書、護照及國外教育機構的入學證明的復印件和代辦人的有效證件辦理存檔手續。

3、 暫未落實工作單位，或雖已落實工作單位尚無就業身份的留學回國人員，需持我駐外使(領)館教育處(組)開具的"留學回國人員證明"、所獲國外學歷、學位證書等文件和檔案管理費辦理存檔手續。

4、 經本室審核同意后，申請存檔人員(或委托代辦人)需填寫"存檔人員登記表"，簽訂留學存檔協議書。本室向申請人原單位出具"調檔通知單"調檔。

5、 原單位接到調檔通知后，將申請人檔案和"檔案轉遞通知單"一并轉交本室。

6、 經審核無誤后，本室將簽字蓋章的檔案轉遞單回執退回申請人原單位。