同生活中一樣，在商業活動中，第一印象也非常重要。在通常情況下，你同客戶的第一次接觸是以文字的方式開始的——通過信件、宣傳冊子、銷售材料或年度報告等等。下面是一些基本的寫作指南，它可以幫助你提高寫作技巧，讓你在寫作商務材料方面成為一名稱職、思維清晰，而且知識淵博的行家里手。

　　清晰易懂，簡明扼要。避免使用不純正、不必要的詞語，當然也沒有必要用復雜的
句子。

　　不要畫蛇添足。如果用一句話就夠了，就不要用幾句話說明。舉例來說：能用“現在”就不要用“在當前這段時間里”；能用“因為”就別用“由于這個原因”等。

　　盡量使用簡單而不是復雜的詞語。如果“使用”就可以了，干嗎還要用“付諸應用”呢？

　　語氣要強而有力——它會讓你倍感自信。堅決不要讓下列詞語出現在你所撰寫的商業材料當中——“有一點兒”、“有幾分”、“相當”、“非常”——這些詞語會減弱你的說服力。比如，下面這種句子將會是致命的：“這是一種相當好的好產品，我非常相信你一定會喜歡它的。”

　　多用主動語態，少用被動語態。“他將棒球擊出了左外場的圍欄”當然比說“棒球被他擊出了左外場的圍欄”好得多。

　　不要撒謊或夸大其詞。一旦被人發現，哪怕只是虛構一個小小的謊言，你在報告或信件中所說的每句話都將會引起他人的懷疑。

　　使你的文字看起來通俗易懂、活潑有趣。引用趣聞軼事，在適當的地方多用小標題、補充內容、粗體圓點標記和圖形。要以一種對話式的風格去寫，態度友好，但是千萬不能粗心大意或使用粗俗的話語。

　　要想提高你的寫作水平，最好的辦法就是學會多修改。哪怕只有一頁紙的內容，也要仔細檢查，刪除多余的句子或例子、被動語態的句法結構以及不必要的客套話。最重要的是，你要時刻保持頭腦清醒，知道你想要表達的意思。記住：思維混亂也會導致文字混亂。在你寫作的時候，找些工具書放在手邊，這個方法一定會起到幫助作用，比如寫作指南、詞典以及其他能夠指點寫作的工具書都可以。